AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S DI KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PEMBANGUNAN KOMUNITI

1.0 PENGENALAN

Amalan Persekitaran Berkualiti 5S merupakan satu kaedah atau alat pengurusan yang sangat efektif bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti, selesa, kemas dan selamat. Huruf awalan bagi 5S tersebut mewakili aktiviti yang melibatkan proses-proses yang sangat unik dan diambil daripada perkataan Jepun iaitu :

2.0 SEJARAH PENGLIBATAN

Sejarah penglibatan kementerian di dalam melaksanakan 5S bermula pada tahun 2009 di mana Setiausaha Tetap yang baru iaitu Yang Berbahagia Dr Penguang Manggil mengharapkan agar satu perubahan perlu dijalankan ke atas persekitaran bertugas sedia ada supaya lebih ceria dan bersistematik.

Perjalanan awal 5S di kementerian di pertunjukkan di dalam gambar seperti di bawah:

Kesedaran awal

Pelaksanaan ke arah pensijilan

3.0 PENGLIBATAN PENGURUSAN DAN KAKITANGAN

3.1 PELAKSANAAN KEPERLUAN AMALAN QE 5S DI KEMENTERIAN

Rasionalnya Kementerian perlu mengadaptasi amalan ini dalam tugasan harian atas beberapa faktor seperti berikut:

3.2 PELAKSANAAN AMALAN QE DI KEMENTERIAN

Bagi melaksanakan amalan ini secara lebih efektif maka Visi, Misi, Objektif, Slogan dan Logo 5S LGCD telah dibentuk dan dirasmikan pada 21 Januari 2010 seperti berikut:

VISI

MENJADI AGENSI PENERAJU AMALAN 5S

MISI

Mengamalkan kebersihan, kekemasan kemudahkesanan dan keselamatan di tempat kerja secara berterusan

OBJEKTIF 5S LGCD

1. Membudayakan amalan 5s dalam tugasan harian

2. Mewujudkan persekitaran yang selamat, kemas dan ceria

3. Memupuk kakitangan yang berdisiplin dan bertanggungjawab

4. Meningkatkan kualiti perkhidmatan dan daya saing yang sihat

SLOGAN

BUDAYA 5S AMALAN KITA

3.6 MAKNA LOGO 5S LGCD

Burung kenyalang dipilih sebagai  bentuk logo membawa maksud lambang  Negeri Sarawak sebagai  asas Kementerian berkhidmat dan mencurahkan bakti.

Logo berbentuk burung kenyalang yang sedang terbang  membawa maksud  tingginya harapan warga LGCD terhadap amalan 5S.

Burung kenyalang  tersebut  dibentuk dari 5 objek yang mewakili 5 unsur  dalam 5s.

Bulatan kuning ditengah melambangkan bentuk matahari yang sedang memancar di waktu siang dan membawa maksud konsep 5s ini adalah suatu amalan yang memudahkan tugasan harian sekiranya diamalkan berterusan.

Perkataan  LGCD di bawah logo adalah singkatan bagi Kementerian Kerajaan Tempatan dan Pembangunan Komuniti ( Ministry of Local Government and Community Development )

Huruf 5S pada ekor burung adalah bermaksud sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal iaitu unsur utama di dalam  amalan 5S sebagai kemudi di dalam pengurusan arah tuju LGCD.

Amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal di letakkan pada bahagian atas membawa maksud arah sasaran LGCD yang tinggi terhadap pelaksanaannya.

Warna logo dipilih daripada warna kuning , hitam dan merah melambangkan warna bendera Negeri Sarawak.

3.3 PELAKSANAAN STRUKTUR JAWATANKUASA QE 5S DI KEMENTERIAN

3.4 PELAKSANAAN STRUKTUR JAWATANKUASA ZON 5S DI KEMENTERIAN

4.0 KAJIAN IMPAK AMALAN QE 5S DI KEMENTERIAN

Amalan Persekitaran Berkualiti 5S telah member banyak impak kepada Kementerian seperti berikut:

4.1 PRODUKTIVITI KERJA KAKITANGAN BERTAMBAH

Dengan terlaksananya 5S di LGCD , beberapa proses kerja berjaya dipermudahkan yang mana ini meningkatkan produktiviti kerja kakitangan.

Contohnya dalam pengurusan rekod.

Berdasar kepada analisa sebelum mendapati kakitangan tersebut hanya dapat mencari fail dalam tempoh 30 minit . Setelah melaksanakan amalan 5s masa dapat dikurangkan sehingga 5  saat sahaja yang membolehkan beliau menjalankan tugasan lain seperti:

1. Mengemaskini rekod fail
2. Menyusun atur rekod
3. Membaik pulih kulit fail yang rosak
4. Menjalankan proses pelupusan fail yang tidak aktif
5. Dan lain -lain

Gambar kabinet fail yang ditambahbaik

4.2 KESILAPAN BERJAYA DIKURANGKAN

Dengan terlaksananya 5S di LGCD , banyak proses kerja yang sebelum ini dapat dipercepatkan.

Contohnya proses “photostat” dokumen.

Dengan adanya etika penggunaan pada  mesin sedia ada. Kakitangan yang menjalankan tugas photostat mudah untuk mengerjakannya kerana ada arahan yang jelas pada mesin tersebut.

Tanpa etika penggunaan sebelum ini, ada kebarangkalian kakitangan  telah tersilap menyalin lebih dari salinan sepatutnya atas sebab kakitangan sebelum ini tidak menetapkan kepada mod asal dan menyebabkan kakitangan berikutnya tertekan mengikut jumlah yang sama sedangkan beliau cuma memerlukan satu salinan sahaja.

4.3 KOS BERJAYA DIKURANGKAN

Dengan terlaksananya 5S di LGCD , banyak kos berjaya dikurangkan.

Berdasar kepada pengiraan yang telah dijalankan, pada tahun 2010 sahaja LGCD berjaya mengurangkan kos operasi sebanyak RM 26, 066.40.

4.4 MASALAH KELEWATAN MEMBEKALKAN MAKLUMAT KEPADA PIHAK LUAR DAPAT DIATASI

Sebelum pelaksanaan 5S, beberapa  kes melibatkan kelewatan membekalkan maklumat kepada pihak ketiga gagal dicapai di dalam masa yang ditetapkan di dalam piagam pelanggan LGCD atas sebab kesukaran mencari dokumen atau fail.

Tetapi sekarang segala maklumat berjaya dibekalkan dalam tempoh yang cepat kerana sistem pengurusan fail yang telah ditambahbaik atas inisiatif pelaksanaan 5s.

System berlabel untuk pencarian fail

4.5 KESELAMATAN BEKERJA DAPAT DIUTAMAKAN

Melalui amalan 5S, faktor keselamatan menjadi keutamaan. Cara-cara penyusunan yang efektif contohnya seperti berikut:

1. Peralatan yang besar di letak di bawah dan yang kecil di atas
2. Peralatan yang selalu digunakan di letak dihadapan dan jarang diletak dibelakang.
3. Masalah debu dan habuk berjaya dikurangkan yang memberi kesan kepada masalah kesihatan
4. Pantri yang sentiasa kering setelah dikeluarkan etika penggunaan yang memastikan para pengguna pantri untuk memastikan keadaan pantri yang kering. Dan ini mengurangkan berlakunya kecederaan kerana jatuh.

Menyedia laluan bagi memudah troli masuk ke dalam stor

4.6 PENAMBAHBAIKAN PROSES KERJA YANG BERTERUSAN

Penambahbaikan yang berterusan menghasilkan impak yang berganda.

Pemikiran yang ingin menambahbaik kerja ini telah berjaya menghasilkan kakitangan yang pelbagai dan seba boleh.

Contohnya , melalui pelaksanaan 5s ini LGCD berjaya mengenalpasti satu kumpulan kakitangan yang telahpun mewakili jabatan di beberapa konvensyen KIK.

KIK DANI merupakan kumpulan yang ditubuh hasil pelaksanaan 5S dengan mennyelesaikan masalah-masalah pejabat

4.7 KEYAKINAN UNTUK MENGKOORDINASI DAN MEMANTAU AKTIVITI AMALAN QE 5S DI PERINGKAT PBT NEGERI SARAWAK

Dengan keyakinan yang ada dengan hasil impak yang diperolehi maka LGCD mengambil inisiatif dengan mengeluarkan surat kepada semua pihak berkuasa tempatan di bawah seliaannya bagi memastikan pelaksanaan 5S dijalankan bagi menambahbaik mutu perkhidmatan Pihak Berkuasa Tempatan Negeri Sarawak.

Surat daripada kementerian bagi tujuan pemantauan aktiviti 5S di PBT

4.8 KEYAKINAN JABATAN LUAR TERHADAP KREADIBILITI KEMENTERIAN MENINGKAT

Beberapa jabatan luar telah menjalankan lawatan sambil belajar dan memohon tunjuk ajar kakitangan berkenaan pelaksanaan 5S. Ini ditunjukkan melalui surat-surat seperti dibawah:

Yang pasti pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S amat memberi kesan ke atas kakitangan dan kementerian. Keceriaan warga kerja LGCD semasa menjalankan tugas merupakan hasil daripada pelaksanaan yang berkesan. Penambahbaikan ke atas system dan bukannya fizikal merupakan sasaran kakitangan.

Semoga amalan ini akan berterusan bagi memastikan budaya berkualiti bekerja tersemat dihati dan jiwa kakitangan LGCD.